أولا: المدير العام
المدير العام هو المسؤول عن سير المؤسسة علميًا وإداريًا وماليًا، وتتضمن صلاحياته ما يلي:
1. الموافقة على الخطط التنفيذية والتوجيه بشأنها. 2. إقرار الميزانية ومراقبة تنفيذها ضمن السياسات المالية للمركز العربي. 3. تعيين أعضاء المجلس العلمي، ورئيسه، ونائبيه، وأمين سره. 4. تعيين المدير التنفيذي للمعجم. 5. الموافقة على إنشاء الوحدات في إطار المعجم (بناء على توصية المدير التنفيذي). 6. تعيين مديري الوحدات في المعجم (بناءً على توصيه من المدير التنفيذي). 7. تعيين الموظفين والخبراء والعاملين بالمؤسسة (بناء على توصية من المدير التنفيذي). 8. التصديق على الاتفاقات والعقود المبرمة مع الجهات المعنية بإنجاز المعجم التاريخي (بعد الاستئناس بآراء كل من المدير التنفيذي ورئيس المجلس العلمي).
ثانيًا: المجلس العلمي
أولاً: المجلس العلمي هو هيئة علمية تنشأ في إطار المعجم، وتعتمد المعايير العلمية في أعمالها وقراراتها. يتكون المجلس العلمي من رئيس (ونائب أو أكثر إذا رأى المدير العام ذلك بالتشاور مع الرئيس) وأمين للسر، ونخبة من العلماء والخبراء. ويعد المدير العام والمدير التنفيذي أعضاءً في المجلس العلمي، ويختص المجلس العلمي بالمهمات التالية:
1. اعتماد الصيغة النهائية للمعجم في كل مرحلة من مراحل إنجازه.
2. إقرار مواد المعجم.
3. اعتماد بيبليوغرافيا المدونة وفق مراحل إنجاز المعجم.
4. اعتماد الدليل المعياري لقواعد تحرير المداخل المعجمية.
5. البتّ في القضايا العلمية المرفوعة إليه من طرف الهيئة التنفيذية، وإصدار قرارات بشأنها.
6. إعداد اللوائح التنظيمية لعمل المجلس.
ثانيًا: بموجب الفقرة (3) من المادة (5) من النظام الأساسي لمعجم الدوحة التاريخي للغة العربية، يُعينَّ رئيس المجلس العلمي (ونائبه أو نوابه) لمدة ثلاث سنوات. ويزاول رئيس المجلس العلمي المهمات الآتية:
1. الإشراف على إدارة شؤون المجلس.
2. رئاسة اجتماعات المجلس.
3. إقرار جدول أعمال المجلس.
4. توزيع الأعمال على أعضاء المجلس ومتابعة إنجازها.
5. التنسيق مع المدير التنفيذي في أعمال المعجم العلمية.
ثالثًا: بموجب الفقرة (3) من المادة (5) من النظام الأساسي لمعجم الدوحة التاريخي للغة العربية، يُعينَّ أمين سر المجلس العلمي لمدة سنتين قابلة للتجديد، ويزاول المهمات التالية:
1. وضع جدول أعمال المجلس.
2. توجيه الدعوة إلى أعضاء المجلس لحضور الاجتماعات.
3. إعداد تقارير اجتماعات المجلس.
4. صياغة قرارات المجلس.
5. حفظ الوثائق والمستندات.
ثالثًا: الهيئة التنفيذية
الهيئة التنفيذية هي هيئة علمية إدارية تساعد إدارة المعجم على تسيير أعماله، واتخاذ القرارات بشأن أعمال الوحدات المختلفة في المعجم. وتتألف الهيئة من المدير التنفيذي ومديري وحدات المعجم، ويمكن للمدير العام للمركز العربي تسمية أعضاء آخرين في الهيئة من الخبراء العاملين في مؤسسة المعجم بالدوحة، بدرجة خبير أول وخبير مشارك. وتُعِّد الهيئة التنفيذية اللوائح التنظيمية لعملها، وتتولى المهمات التالية:
1. متابعة مراحل إنجاز المعجم.
2. التداول في الخطط التنفيذية والزمنية لإنجاز المعجم وإقرارها ومتابعة تنفيذها.
3. مناقشة عمل وحدات المعجم ودوائره وفرق عمله، وتقييم الإنجاز فيها.
4. ضمان التنسيق الدائم بين وحدات المعجم لضمان التفاعل والتكامل بينها.
5. تحديد القضايا العلمية الواجب عرضها على المجلس العلمي.
6. اقتراح خبراء خارجيين للعمل مع المعجم أو التعاون معه.
7. اقتراح مواضيع المؤتمرات السنوية وتشكيل لجانها العلمية.
8. اقتراح إبرام اتفاقيات وعقود مع الجهات المعنية بإنجاز المعجم.
تعقد الهيئة اجتماعا في موعد ثابت مرة كل أسبوعين وحينما تقتضي الحاجة، برئاسة المدير التنفيذي. وينوب عنه في حالة غيابه رئيس وحدة التحرير.
رابعًا: المدير التنفيذي
المدير التنفيذي للمعجم هو المدير العلمي والإداري، والمشرف المباشر على إنجاز أعمال المعجم وتنفيذ خططه وتحقيق أهدافه العامة والمرحلية ومتابعة أعمال كادر العاملين فيه، وله الصلاحيات الإدارية والمالية، بموجب سياسات المركز العربي، وهو رئيس الهيئة التنفيذية بحكم منصبه. وبموجب الفقرة (4) من المادة (5) من النظام الأساسي لمعجم الدوحة التاريخي للغة العربية، يُعيّن المدير التنفيذي لمدة ثلاث سنوات. ويتولى المهمات التالية:
1. الإشراف اليومي على العمل في المعجم وإدارة عملية إنجازه.
2. وضع الخطط التنفيذية السنوية وموازناتها المالية.
3. تنسيق العمل بين الهيئة والمجلس.
4. متابعة أعمال الوحدات كافة من خلال رؤسائها، والحصول على تقارير دورية (شهرية) حول تقدّم العمل فيها.
5. تنسيق العمل بين وحدات المعجم ودوائره وفرق عمله.
6. رئاسة اجتماعات الهيئة.
7. إقرار جدول أعمال اجتماعات الهيئة.
8. توزيع الأعمال على أعضاء الهيئة التنفيذية ومتابعة إنجازها.
9. عرض القضايا العلمية على المجلس.
10. إعداد تقارير عن سير إنجاز المعجم وعرضها على المدير العام والمجلس.
11. في حال غياب المدير التنفيذي لأي سبب كان، يقوم المدير العام بتسمية من ينوب عنه في القيام بمهماته خلال فترة الغياب.
خامسًا: وحدات المعجم المتخصصة
تنشأ في إطار المعجم وحدات متخصصة، يكون لكل وحدة مهمات معرّفة تقوم بإنجازها في إطار تحقيق أهداف المعجم العامة. ويُعين رئيس لكل وحدة من الوحدات، تكون مهمته وضع خطة تنفيذية لعمل الوحدة، ومتابعة أعمالها، وتقييم عمل فريق الخبراء في كل وحدة. وهذه الوحدات هي:
أ. وحدة الببليوغرافيا والمدونة اللغوية.
ب. وحدة التحرير المعجمي.
ج. وحدة المصطلح.
د. وحدة الاعتماد.
ه. وحدة الحوسبة.
و. وحدة الإعلام والعلاقات العامّة.
ز. وحدة الدراسات والأبحاث.
أ- وحدة البيبليوغرافيا والمدونة اللغوية: هي الوحدة المسؤولة عن إنجاز بيبليوغرافيا كل مرحلة من مراحل المعجم واعتمادها، وبناء المدونة اللغوية لكل مرحلة من المراحل. وتتولى المهمات التالية:
1. بناء بيبليوغرافيا كل مرحلة من المراحل المختلفة، وإنشاء البيبليوغرافيا العامة للمعجم.
2. بناء المدونة اللغوية لكل مرحلة من المراحل المختلفة وإنشاء المدونة اللغوية العامة للمعجم. والتأكد من دقة المدونة وخلوها من الأخطاء.
3. إجراء جميع العمليات والتصنيفات اللازمة من أجل أن تتضمن المدونة المعلومات والبيانات الضرورية لبناء المداخل المعجمية ورفدها بالشواهد اللازمة.
ب- وحدة التحرير المعجمي: تعتبر الوحدة الرئيسة في إنجاز عمل المعجم. وينضوي الخبراء المعجميون العاملون في المعجم تحتها، وكذلك الخبراء المعجميون المتعاونون بحكم عقود العمل الجزئي. ولغايات تنظيم العمل وتحسين كفاءته، يمكن أن يُقسّم الخبراء المعجميون في هذه الوحدة إلى فرق عمل محددة، يشرف على متابعة أعمال كل فريق عمل خبير معجمي. وتتولى الوحدة المهمات التالية:
1. إنشاء المداخل المعجمية ورفدها بالشواهد اللازمة.
2. تحرير المداخل المعجمية وفقًا لضوابط الدّليل المعياريّ للتّحرير المعجميّ.
3. مراجعة مواد المعجم وتدقيقها.
4. اعتماد المصطلحات التي يُنشئها خبراء المصطلح في موادّه المعجمية.
5. اعتماد الألفاظ الأعجمية التي يُنشئها خبراء التأثيل في موادّه المعجمية.
ج- وحدة المصطلح: تعمل وحدة المصطلح على بناء مداخل لمصطلحات كل مجال من مجالات المعرفة والعلوم والفنون، وفقًا لضوابط تحرير المصطلحات في المعجم.
د- وحدة الاعتماد: هي الوحدة المسؤولة عن اعتماد المواد المعجمية قبل نشرها. وتتولى المهمات التالية:
1. اعتماد جميع المواد المنجزة تحريرًا، ومراجعةً، لضمان جودتها وفقًا لضوابط الاعتماد المقرّرة. وتصحيح الخاطئ منها واستكمال النواقص ان وجدت.
2. تحويل المواد المعتمدة لتنشر في بوابة المعجم.
3. تنشأ في نطاق هذه الوحدة لجنة تُسمى "اللجنة العلميّة"، ومهمتها البت في المسائل العلمية التفصيلية عندما ينشأ خلاف علمي حول مادة بين المحرر والمراجع أو المعتمد.
ه- وحدة الحوسبة: وهي الوحدة المسؤولة عن بناء المتطلبات الحاسوبية لإنجاز خطط المعجم في مراحله المختلفة، بما في ذلك توفير البرامج اللازمة المستخدمة لأغراض إنجاز المعجم. وتتولى المهمات التالية:
1. الإشراف على منصة المعجم وتطويرها لتحقيق متطلبات عمليات التحرير وإدارتها.
2. توفير وتطوير البرامج الحاسوبية اللازمة لعمل المعجم.
3. توزيع المواد في المنصة على الخبراء، والتفاعل مع ملاحظاتهم.
4. الإشراف التقني على تحديث بوابة المعجم وقواعد بياناته.
5. الإشراف التقني على تحديث الموقع الإعلامي للمعجم.
6. توزيع المواد في المنصة على الخبراء وتوفير الإحصاءات الدورية.
7. إنجاز التقارير الإحصائية الدورية عن الاستعمالات في المنصة ورفعها لإدارة المعجم. وتوفير التقارير الإحصائية الدورية لوحدات المعجم عن سير العمل.
و- وحدة الإعلام والعلاقات العامة، وتتولى المهمات التالية:
1. المواكبة الإعلامية لمراحل إنجاز المعجم والترويج له.
2. القيام بأعمال العلاقات العامة.
3. الإشراف على موقع المعجم ومنصات التواصل الاجتماعي المتعلقة به.
ز- وحدة الدراسات والأبحاث، وتتولى المهمات التالية:
1. تنظيم فعاليات منتدى المعجم.
2. تنظيم المؤتمرات.
3. نشر الدراسات والأبحاث.
4. متابعة إصدار مجلة المعجم.
5. متابعة المشاريع العلمية ذات الصلة بالمعجم.
6. تشجيع العمل البحثي المستند إلى المعجم.
سادسًا: نظام العمل في وحدات المعجم المتخصصة:
1. تقوم وحدات المعجم بتنظيم عملها الداخلي ضمن خطط ربع سنوية.
2. يقوم مديرو الوحدات بتقديم موجز عن تقدم العمل في وحداتهم في اجتماعات الهيئة التنفيذية للمعجم التي تعقد مرة كل أسبوعين عن الأعمال والتحديات التي تواجهها.
3. بموجب المادة السادسة من النّظام الأساسي لمعجم الدوحة التاريخي للغة العربية، يُعيَّن مدير لكل وحدة من الوحدات، ويكون مسؤولًا عن أعمال هذه الوحدة ويقوم مدير الوحدة بتقييم العاملين فيها.
4. يقوم مدير كل وحدة بتقديم تقرير شهري للمعجم حول تقدم العمل في الوحدة، ويرفع توصياته إلى المدير التنفيذي من أجل اتخاذ الإجراءات المناسبة.